Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pengguna

SURAU/BILIK SOLAT

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat
  • Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik
  • Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai
  • Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas
  • Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat
  • Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan
  • Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak yang disediakan
  • Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas
  • Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi
  • Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan
  • Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai
  • Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar
  • Jam dinding disediakan untuk panduan
  • Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat
  • Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan
  • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon)

BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN

Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut :
  • Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran
  • Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik
  • Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan
  • Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
  • Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7)
  • Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board)
  • Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan lain-lain)
  • White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai
  • Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan
  • Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai
  • Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat
  • Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan
  • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon)
  • Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian

BILIK LATIHAN

  • Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran
  • Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain)
  • Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik
  • Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
  • Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif
  • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan nombor telefon)

BILIK SUMBER & MULTIMEDIA

  • Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan
  • Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan
  • Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik
  • Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif
  • Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
  • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik sumber & multimedia (nama pegawai dan nombor telefon)

PANTRI

  • Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau
  • Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan
  • Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional)
  • Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan
  • Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam kabinet/rak
  • Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas
  • Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan
  • Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional)
  • Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau
  • Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan
  • Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan
  • Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan
  • Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan
  • Dilarang merokok di dalam pantri
  • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon)

TANDAS

  • Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;
    1. Bekas sampah
    2. Sanitary bin (untuk bilik air wanita)
    3. Alat pengering tangan (hand dryer)
    4. Mesin penyembur pewangi
    5. Soap dispenser
    6. Kertas tisu
  • Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama
  • Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang
  • Semua lampu berfungsi dengan baik
  • Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih
  • Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat
  • Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna
  • Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna
  • Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna
  • Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering
  • Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik
  • Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun
  • Tisu sentiasa ada di dalam tandas
  • Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas
  • Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air
  • Memastikan tandas OKU berkeadaan baik dan berfungsi
  • Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan
  • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon)

LALUAN UTAMA/LALUAN AWAM

  • Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan
  • Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan
  • Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan
  • Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup
  • Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya

PERPUSTAKAAN/PUSAT SUMBER

  • Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas
  • Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/ tanda/ label/abjad/bahan)
  • Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik
  • Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah dilihat

LOBI UTAMA

  • Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik
  • Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum
  • Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat
  • Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut :
    1. Visi
    2. Misi
    3. Maklumat Pengurusan Atasan
    4. Moto
    5. Piagam Pelanggan
  • Menyediakan perkara-perkara berikut :
    1. Buku kedatangan pelawat
    2. Direktori pegawai
    3. Sudut informasi untuk pelanggan
    4. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN RUANG MENUNGGU

  • Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun
  • Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar
  • Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik
  • Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas
  • Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat