PERALATAN PEJABAT

  • Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat
  • Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan kemas
  • Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU

SUSUN ATUR PERALATAN PEJABAT

  • Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja
  • Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan
  • Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai

SUSUNAN FAIL

  • Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem
  • Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail)
  • Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut :
    1. Tetulang ring file mengandungi
      • Singkatan nama kementerian, bahagian/unit
      • Nombor fail
      • Tajuk fail
      • Nombor susunan fail
    2. Muka depan ring file mengandungi
      • Logo
      • Tajuk
      • Nama unit atau cawangan
    3. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail

HIASAN DALAMAN

  • Hiasan yang bersesuaian dengan imej korporat jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja
  • Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya)
  • Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya
  • Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti)
  • Hiasan seperti landskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik)
  • Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan
  • Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja

TANDA ARAH/PETUNJUK/PERINGATAN

  • Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit
  • Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai
  • Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

RUANG KERJA TERPERINGKAT

  • Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan
  • Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa
  • Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan)
  • Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan

BILIK FAIL

  • Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik
  • Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks
  • Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail
  • Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja
  • Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail)
  • Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet
  • Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail
  • Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan
  • Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon)

RUANG KAUNTER

  • Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
  • Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas
  • Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
  • Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini
  • Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan
  • Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan
  • Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan
  • Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut
    1. Sistem maklum balas pengguna
    2. Direktori pegawai
    3. Borang / brouser
    4. Bahan bacaan/ informasi
    5. Piagam pelanggan

BILIK HELPDESK /CALLCENTER

  • Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat
  • Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai
  • Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis)