LANTAI

  • Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran
  • Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja

MEJA (DI ATAS MEJA)

  • Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan
  • Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);
  • Terdapat telefon dan buku direktori (optional)
  • Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa
  • Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan
  • Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp)

MEJA (DI BAWAH/TEPI MEJA)

  • Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah
  • Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing
  • Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama

LACI MEJA/ALMARI

  • Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut :
    1. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai
    2. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan
    3. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain
    4. Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,buku catatan dan dokumen rasmi
    5. Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi
  • Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas
  • Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur
  • Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih

DINDING/PARTITION PEGAWAI

  • Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai :
    1. Tanda Nama Penuh
    2. Jawatan
  • Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur
  • Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan
  • Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan partition

KERUSI

  • Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan
  • Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan)
  • Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih

KOMPUTER DAN PENCETAK

  • Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna
  • Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk
  • Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)
  • Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan
  • Wallpaper menggunakan Dasar dan Objektif Amalan EKSA manakala screensaver menggunakan Logo Amalan EKSA LADA. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak digunakan

SISTEM FAIL

  • Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail
  • Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragamkan
  • Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail
  • Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada)

BILIK PEGAWAI

  • Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian
  • Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya
  • Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti
  • Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap

PELABELAN DAN PEMARKIRAN (PARKING LOT)

  • Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot parkir yang bersesuaian
  • Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon