LANTAI
- Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran
- Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja
MEJA (DI ATAS MEJA)
- Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan
- Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);
- Terdapat telefon dan buku direktori (optional)
- Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa
- Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan
- Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp)
MEJA (DI BAWAH/TEPI MEJA)
- Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah
- Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing
- Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama
LACI MEJA/ALMARI
-
Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut :
- Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai
- Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan
- Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain
- Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,buku catatan dan dokumen rasmi
- Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi
- Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas
- Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur
- Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih
DINDING/PARTITION PEGAWAI
-
Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai :
- Tanda Nama Penuh
- Jawatan
- Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur
- Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan
- Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan partition
KERUSI
- Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan
- Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan)
- Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih
KOMPUTER DAN PENCETAK
- Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna
- Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk
- Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)
- Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan
- Wallpaper menggunakan Dasar dan Objektif Amalan EKSA manakala screensaver menggunakan Logo Amalan EKSA LADA. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak digunakan
SISTEM FAIL
- Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail
- Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragamkan
- Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail
- Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada)
BILIK PEGAWAI
- Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian
- Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya
- Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti
- Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap
PELABELAN DAN PEMARKIRAN (PARKING LOT)
- Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot parkir yang bersesuaian
- Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon